Nyt i Smartplan: Få fuldt overblik over dine medarbejderes feriedage

31.01.2023

Er du træt af at skulle holde styr på utallige sedler med dine medarbejderes fraværsønsker? Og er det svært at få overblik over, om de har nok feriedage tilbage, når de ønsker fri?

Så kan du få glæde af vores nyeste opdatering. Smartplan lancerer nu en feriekonto, som allerede nu er tilgængelig for alle vores kunder uden ekstra beregning.

Hvad er en feriekonto i Smartplan?

Feriekontoen gør det muligt for dig at opsætte grænser for, hvor mange feriedage dine medarbejdere har til rådighed i løbet af et år. Når feriekontoen er opsat, kan du hele tiden holde øje med, hvor mange feriedage medarbejderne har afholdt i forhold til, hvor mange de har til rådighed. Du finder kontoen inde i Indstillinger -> Ferie og Fravær.

Der er forskellige indstillinger, som du selv kan justere i forhold til, hvordan feriekontoen skal virke hos jer.

Først og fremmest vælger du selv, hvilken dato jeres ferieår starter. Ferieåret løber altid 12 måneder fra den dato, du vælger. Det vil typisk være fra september til august, så det følger den danske ferielov, men det er helt op til dig, hvordan du sætter det op.

De fleste af vores kunder vil bruge feriekontoen til at holde styr på medarbejdernes feriedage, men det er muligt selv at vælge, hvilken fraværstype der skal påvirke feriekontoen. Hvis du for eksempel ønsker at bruge feriekontoen til at holde styr på omsorgsdage, kan du lave en fraværstype, der hedder “omsorgsdag” og så bede feriekontoen tælle dage på baggrund af den type fravær i stedet.

Derudover kan du vælge, hvorvidt fravær, som er angivet på helligdage og weekender, skal medregnes i feriekontoen. Det betyder, at hvis du for eksempel vælger ikke at medregne weekender, så vil fravær, som medarbejderne har lørdag og søndag, ikke tælle med i antallet af brugte feriedage.

Endelig kan du vælge, om medarbejderne skal kunne se deres egne feriekonti, eller om det er forbeholdt administratorer.

Sådan følger du medarbejdernes feriedage

Du kan løbende holde øje med, hvor mange feriedage dine medarbejdere har brugt og har tilgode forskellige steder i Smartplan.

Inde i Indstillinger -> Ferie og Fravær finder du en tabel med alle dine medarbejdere. Her kan du se:

• Hvor mange afholdte feriedage hver medarbejder har haft i løbet af ferieåret
• Hvor mange fremtidige feriedage medarbejderen har planlagt i Smartplan
• Medarbejderens samlede antal feriedage (afholdte + fremtidige) samt medarbejderens tilladte grænse

Det vil sige, at du her angiver, hvor mange feriedage hver medarbejder har til rådighed i løbet af ferieåret.

Derudover kan du holde øje med feriekontoen følgende steder:

På medarbejdersiden

Inde på siden “Medarbejdere” kan du aktivere den detaljerede oversigt, og så får du vist en kolonne med medarbejdernes feriekonti.

I denne oversigt kan du se det samlede antal feriedage, som medarbejderen har i Smartplan (afholdte + planlagte) samt medarbejderens tilladte grænse:

Ved oprettelse af fravær

Når du og dine medarbejdere opretter fravær i Smartplan, er det også muligt at se feriekontoen. Det gør det nemt for dig at få et overblik over, hvordan det nye fravær påvirker kontoen:

På medarbejdernes profilsider

Endeligt er feriekontoen også synlig på medarbejdernes profilsider under “Ferie & fravær”.

Det er her, medarbejderne hele tiden selv kan se deres egen feriekonto, såfremt du vælger, at de skal have lov til det.

Har du spørgsmål om fravær og feriekontoen, er du meget velkommen til at tage et kig i vores manualartikler om ferie og fravær.

Ellers kan du som altid kontakte os på support@smartplan.dk eller via chatten. Så sidder vores supportteam klar til at hjælpe dig.