Ny lov kræver tidsregistrering af alle medarbejdere. Bruger du Smartplan opfylder du kravene.

23.01.2024

På baggrund af en dom i EU om arbejdstid er der nu vedtaget et nyt lovforslag der gør det lovpligtigt for arbejdsgivere i Danmark at registrere deres medarbejderes tid.

Lovforslaget træder i kraft d. 1 juli 2024.

Her er det mest væsentligste fra lovforslaget og mere om hvad vi ved om kravene. Formålet med loven er at:

• Arbejdsgiveren skal dokumentere hvornår på dagen deres medarbejdere arbejder.
• Arbejdsgiveren skal dokumentere at de overholder 48 timers reglen og 11 timers reglen.
• Arbejdsgiveren skal gøre det på en måde som er Objektiv, pålidelig og tilgængelig.
• Tidsregistreringerne skal opbevares i 5 år.
• Loven gælder for størstedelen af danske ansættelsesforhold. Der findes undtagelser i forbindelse med ansættelsesforhold med en særlig grad af selvtilrettelæggelse af arbejdet. Det er dog endnu ikke helt klart, hvordan dette skal tolkes.

Lad os prøve at dykke ned i hvordan det her påvirker dig som arbejdsgiver.

Overholdelse af hviletid og grænsen for tilladt arbejdstid

Pointen med loven er at sikre medarbejderne imod at deres hviletid i mellem arbejde og mængden af ugentlige arbejdstimer ikke overskrider det tilladte. Derfor bliver det nu lovpligtet at du som arbejdsgiver kan dokumentere igennem tidsregistrering at 11 timers reglen overholdes og at medarbejderne ikke arbejder mere end 48 timer i gennemsnit om ugen. Dette fører til lovens mest bemærkelsesværdige aspekt, nemlig at arbejdsgiveren skal kunne vise hvornår deres medarbejdere har udført arbejdet.

Arbejdsgiveren skal gøre det på en objektiv, pålidelig og tilgængelig måde

Vi har stadig til gode at se hvad denne formulering i loven præcis får af betydning. Men allerede nu ved vi at det meget væsentlige her er at det skal være tilgængeligt. Det betyder at medarbejderne under ansættelsesforholdet altid skal have adgang til deres egne tidsregistreringer. Dertil skal det være pålideligt, så alle parter kan stole på det.

Arbejdsgiveren skal kunne dokumentere 5 år tilbage i tiden

Det er nok at du som arbejdsgiver kan dokumentere dine ansattes tidsregistrering. Tidligere medarbejdere skal du fortsat kunne dokumentere at du har overholdt loven for. I 5 år tilbage i tiden skal du kunne fremlægge data.

Men hvorfor skal jeg som arbejdsgiver bekymre mig om det her?

Det er selvfølgelig altid vigtigt at overholde loven, men som arbejdsgiver bliver det nu ekstra vigtigt at du har styr på denne nye lov. I følge vores rådgivere forventes det at retssagerne kommer til at opstå med afsæt i opsagte medarbejdere der mener de er blevet uretmæssigt behandlet. Her vil der opstå et behov for at du som arbejdsgiver kan tydeliggøre i et sagsanslæg at du har overholdt loven ved at kunne fremvise præcis tidsregistering.

Som Smartplan kunde kan du tidsregistrere på 2 måder

Ifølge loven er der metode frihed, så hvordan du vælger at gøre det er ikke afgørende. Er du kunde hos Smartplan kan du med ro i maven se hen i mod at denne lov vedtages. I Smartplan kan du enten bede medarbejderne rette deres mødetid eller tidsregistrere via stempeluret. Så har du alt hvad du skal bruge for at opfylde loven.

1. Brug stempeluret

Den mest præcise og hurtigste måde at registrere medarbejdernes mødetider på i Smartplan er stempeluret. Via stempeluret kan medarbejderne selvstændigt og bekvemt stemple ind og ud på deres vagter via iPad eller computer eller i Smartplan appen på deres egen mobil. Deres mødetider registreres på minuttet.

2. Lad medarbejderne oplyse mødetid

Hvis du ikke ønsker at benytte det digitale stempelur på din arbejdsplads, kan du stadig opfylde loven og registrere dine medarbejderes mødetider på pålidelig vis. Du kan blot lave en vagtplan for dine medarbejdere og så bede dine medarbejdere rette i arbejdstiden hvis den afviger. Du beder blot dine medarbejdere angive deres mødetider når de er afholdt. Det betyder at medarbejderne kan angive deres mødetid i deres profil, så snart deres vagt er slut. Dette kan gøres både fra Smartplan App’en eller fra computeren:

Selvom du giver medarbejderne lov til selvstændigt at rette deres mødetider, kræver det en admin status at godkende disse rettelser. Det er her det objektive og pålidelige aspekt opfyldes. Når du går ind under “Timer & Løn”, viser kolonnen “Godkendt” hvor der er sket ændringer til mødetiden, således at du kan dobbelttjekke dem.

Enhver aktivitet, der sker på en vagt, om det nu omhandler en indstempling, en manuel rettelse fra medarbejderen eller en godkendelse fra en admin, bliver dokumenteret i Smartplan. Du kan finde en vagts aktivitetslog ved at klikke på dens mødetid.

Registreringer i aktivitetsloggen er ikke kun tilgængelige for admins, men også medarbejderne selv. Og de kan hverken ændres eller slettes. Dette garanterer et tilgængeligt, transparent og objektivt grundlag for alle.

Hvis du har nogle spørgsmål til loven er du meget velkommen til at skrive til os på support@smartplan.dk. Hvis der er noget vi ikke kan svare på, har vi rådgivere vi kan trække på så vi kan hjælpe dig på vej.

Vi følger lovforslaget tæt. Du kan skrive dig på vores nyhedsbrev herunder, så vil vi holde dig opdateret når vi har mere nyt der kan have relevans for dig.